Veri yönetim yazılımlarıyla dosya sunucusu ve veri depolama sistemi üzerindeki kullanıcıların dosyalarını kontrol edebilmek mümkündür. Yazılım dosyaların içeriğine girerek, akıllı uzantıları tespit edebilmektedir ve böylece amacına  uygun olmayan dosyaların tutulması engellenebilmektedir. Ne kadarlık alan, kim ne kadar veri kullanmış, ne zaman ulaşmış ve ne zaman değişiklik yapılmış gibi bilgiler raporlama ve grafik olarak bu sistemde yer almaktadır. 
 

Veri yönetiminin getirdiği en büyük avantajlardan bir tanesi ise veriyi kontrol edebilmektir. İstenmeyen bir dosyanın veri depolama sistemi üzerinde kaydedilmesi engellenebilmekte böylece veri depolama siteminin kapasitesi, doğru bir şekilde kullanılmaktadır. Diğer bir avantajı, dosya değişimlerinin sahiplerini kontrol ve takip edebiliyor olmasıdır. Ayrıca kullanıcı bazında ise esnek kota yönetimi bu tür yazılımlarda kolayca yapılabilmektedir.